Por motivos laborales. Si tu empresa tiene empleados que se desplazan a menudo, les pagas dietas para compensar esa tarea. Por tener este carácter compensatorio, estas dietas no cotizan a la Seguridad Social ni tributan en el IRPF, por lo que no debes retener sobre ellas.
Recuerde los conceptos que quedan exentos como dietas:
Si tus empleados utilizan su propio vehículo, las cantidades que les satisfaga para compensarles de los gastos de peaje y aparcamiento. Además, la suma de 0,19 euros por cada kilómetro recorrido.
Las cantidades que les compensen por gastos en hoteles y restaurantes incurridos por sus desplazamientos a otras localidades.
Las cantidades a tanto alzado que les satisfaga como “manutención” cuando se desplacen a otro municipio, con el límite máximo que se indica en el siguiente cuadro:
Concepto España Extranjero
Con pernocta 53,34 91,35
Sin pernocta 26,67 48,08
Comprobaciones
Cuando Hacienda quiere comprobar dichas dietas, inicia un procedimiento de comprobación frente al trabajador. Si el trabajador no dispone de los justificantes porque la empresa está en posesión de estos (ya que al ser gasto, la empresa se los queda) y unido a que Hacienda suele ser restrictiva a la hora de valorar los documentos aportados, hace que el empleado se vea obligado a tributar en el IRPF por dichas dietas, quedándole únicamente la opción de los tribunales para que le den la razón.
¿Qué hacer?
Alegaciones. Si te encuentras en una situación como la indicada y Hacienda gira una liquidación a cargo del trabajador porque no ha podido aportar unos justificantes que no están en su poder alega indefensión, ya que el trabajador no puede aportar unos justificantes de los que no dispone. Para evitar estas situaciones, lo mejor es que todos los gastos los asuma directamente la empresa, por ejemplo proporcionando una tarjeta de crédito al trabajador.